Vous avez obtenu un budget pour un projet ou un ensemble de fonctionnalités, vous avez travaillé sur les besoins, la liste au Père Noël est là devant vos yeux, mais le budget total nécessaire est trop important ? Il est donc nécessaire de faire des arbitrages et de définir les priorités. Pour cela, je vous propose aujourd’hui un atelier ludique : Buy a feature.
Objectifs de l’atelier
- Identifier la valeur des différents besoins (quel va être l’apport de chaque fonctionnalité ?)
- Déterminer les sujets retenus et leurs priorités
Pré-requis
Avant de faire cet atelier, vous devez avoir travaillé sur les besoins et avoir identifié en macro les solutions pour répondre à ces besoins. Il vous faut aussi chiffrer en macro la charge pour mettre en place les solutions. Selon que vous êtes en projet classique ou en agile, le chiffrage peut être en euros, en jours homme, en effort (story points par exemple)…
Il vous faut ensuite réfléchir au montant total en euros (factice) que vous allez distribuer aux participants. Cela correspond au budget que vous avez réellement. Si votre macro-chiffrage est en euros, c’est assez simple. Si votre macro-chiffrage est en jours homme ou en effort, il vous faut estimer à combien de jours homme ou à quel effort correspond votre budget.
Divisez ce budget total par le nombre de participants, cela vous donne le montant à donner à chacun. 💶 Sortez alors un Monopoly ou une Bonne Paye pour récupérer les billets qui sont dedans, cela devrait vous rappeler votre enfance 🙂Il est intéressant d’avoir des coupures de montants différents, et de donner la même répartition de coupures à chacun. Cela forcera les participants à arbitrer franchement plutôt que d’équilibrer un ensemble de fonctionnalités.
Il peut parfois être utile de gérer des sujets d’égo ou d’importance hiérarchique dans les décisions (même si les grands chefs sont rarement ceux qui utilisent directement les fonctionnalités…), vous pouvez dans ce cas donner un poids à chaque participant, et par exemple donner à un sponsor le double de la somme donnée à chacun des autre participants. Cela aura peu d’impact sur la priorisation et pourra vous faire gagner du temps.
Participants à l’atelier
Pour un atelier efficace, il vous faut réunir l’ensemble des parties prenantes, et surtout les personnes qui vont directement bénéficier des fonctionnalités. Les managers veulent souvent être décisionnaires, sans pour autant être les principaux concernés. Assurez-vous d’avoir des représentants de ceux qui utiliseront directement les fonctionnalités.
Déroulé de l’atelier
Rappel de l’objectif de l’atelier
Commencez par expliquer aux participants l’objectif de l’atelier en insistant sur l’importance de leur implication, ce sont leurs actions qui vont déterminer la priorité des sujets.
Présentation rapide des macros fonctionnalités envisagées avec le besoin associé
Prenez un moment pour expliquer l’ensemble des besoins, ainsi que la solution envisagée. Il est important que l’ensemble des participants ait une vision complète sur les demandes. Ils peuvent en effet être intéressés par une demande même si ce n’est pas à leur initiative.
Prévoyez un temps de questions / réponses pour éclaircir les zones d’ombres éventuelles.
Distribution des (faux) billets de banque
Distribuez maintenant à chacun son porte-monnaie factice avec les billets que vous avez préparés. Expliquez leur que cela correspond à la somme qu’ils ont à disposition pour investir dans les fonctionnalités. Il ne sera pas possible de faire de la monnaie, chacun doit investir uniquement avec les billets distribués.
Investissement secret de chacun des participants dans les fonctionnalités
Les participants investissent ensuite en silence et sans échanger entre eux dans les différentes fonctionnalités. Vous pouvez mettre des urnes ou des enveloppes par fonctionnalité. Si vous mettez des enveloppes, précisez qu’il n’est pas autorisé de regarder le montant déjà présent ni de se faire de la monnaie.
Révélation des investissements et du montant total que les participants sont prêts à investir sur chaque fonctionnalité
De façon ludique, vous venez d’obtenir un très bon indicateur de la valeur de chaque fonctionnalité souhaitée. Plus une fonctionnalité apporte ou est utile, plus les participants auront investi dessus. Si une fonctionnalité est absolument vitale, il se peut que certains participants aient mis tout leur argent dessus.
Procédez maintenant aux comptes : pour chaque fonctionnalité, notez le montant total investi. C’est un moment propice à l’échange et à l’explication de l’importance de certaines fonctionnalités.
Calcul du ratio investissement souhaité / coût réel, et première priorisation par ce ratio
Vous pouvez maintenant révéler le coût réel des fonctionnalités (qui peut être le coût réel ou un coût ajusté mais qui doit être cohérent avec le montant total que vous avez distribué – dans certains cas le budget n’est pas réellement communiqué).
Pour chaque fonctionnalité, calculez le ratio valeur / coût, la valeur étant la somme des investissements effectués et le coût le macro-chiffrage. Classez ce ratio par ordre décroissant : vous obtenez votre priorisation. En reprenant votre budget initial, vous pourrez facilement déterminer l’ensemble des fonctionnalités qui peuvent être prises en charge.
Les fonctionnalités pour lesquelles les participants étaient prêts à investir plus que leur coût réel sont forcément prioritaires.
Débrief, ajustements, et validation de la priorisation
Laissez un temps aux participants pour analyser la priorisation qui a été définie par l’atelier, et demandez leur un premier retour. Quelques ajustements à la marge seront peut-être à effectuer, avec l’accord de tous. Validez ensuite collectivement la priorisation.
A vous de jouer !
Expérimentez cet atelier sur un cas concret, vous devriez gagner un temps précieux dans la définition des priorités.
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