L’importance de la marge en gestion de projet

Quand on vous annonce une date de livraison pour un projet, faites-vous partie de ces personnes qui se disent « ce sera donc après cette date » ? Si oui, c’est que vous avez l’habitude de voir des projets délivrés en retard.

S’il n’y pas de solution miracle pour livrer dans les temps et en respectant la qualité, le contenu et le coût, il existe cependant des habitudes à prendre pour estimer au plus juste.

Eléments à prendre en compte

Dans un projet, différents éléments sont liés et dépendants les uns des autres : le contenu, le délai, la qualité et le coût.

En cours de projet, même si vous avez parfaitement cadré le contenu, vous aurez des surprises :

• En analysant de façon détaillée un sujet, il peut vous arriver de vous rendre compte que la solution envisagée ne marche pas ou qu’un cas n’a pas été traité et doit l’être. Cela a un impact sur votre contenu.
• Vous pouvez avoir des ressources absentes de façon imprévue (aléas de la vie : maladie, enfant malade, évènement personnel) et ne pas pouvoir les remplacer instantanément. Cela a un impact sur votre délai.
• Un sujet peut s’avérer plus coûteux que prévu (complexité non identifiée, aléas liés à des changements de tarifs).

Si vous n’avez pas prévu de marge, vous devrez alors arbitrer entre le contenu, la qualité, le coût et les délais.

L’intérêt d’anticiper les aléas des projets

Anticiper les aléas des projets ne veut pas dire les identifier dès le début (sinon on ne peut parler d’aléas). Cela veut dire prévoir qu’il y aura des surprises et qu’il est nécessaire de s’adapter en conséquence dès le début :

• Gardez une marge sur le budget : votre budget estimé doit être inférieur au budget réel que vous avez.
• Gardez une marge sur le contenu : vous pouvez pour cela définir ce qui doit absolument être fait et ce qui correspond à du « nice to have ». Vous vous engagez sur ce qui doit absolument être fait et irez aussi loin que possible dans le nice to have.
• Gardez une marge sur le planning pour anticiper les absences imprévues.

Si vous êtes dans cette logique dès le début du projet, cela devrait vous éviter d’avoir à rogner sur la qualité. En agile, on part d’ailleurs du principe que les variables d’ajustement sont le contenu ou le délai, mais jamais la qualité.

Faire un suivi régulier pour informer au plus tôt et arbitrer si nécessaire

Si les marges prises vous aideront, elles ne seront pas forcément suffisantes. N’oubliez donc pas de faire un suivi régulier pour analyser où vous en êtes au niveau du contenu, du coût, du délai et de la qualité. Si malgré les marges, cela ne vous permet pas d’être dans les temps, remontez le en point de suivi projet pour que l’ensemble des parties prenantes décident des actions à mettre en place (décalage de livraison, revue du contenu, renfort budgétaire…).

Et vous, quelles sont vos méthodes pour tenir au mieux les délais ?