Chères équipes, et si vous preniez du temps pour vous ?

Perdre un peu de temps maintenant pour en gagner ensuite régulièrement de façon pérenne, cela semble évident, non ? Et pourtant dans de nombreuses situations, les équipes ont la tête dans le guidon et répondent systématiquement : « oh oui il faudrait faire tout ça mais on n’a pas le temps ».

Alors comment faire quand on court après les priorités toutes plus urgentes les unes que les autres pour se libérer du temps ?

Vous ne serez jamais mieux servi que par vous-même

Retenons cette expression, même si nous trouverons tous très facilement des contre-exemples 😏

Tant que vous ne vous autoriserez pas à prendre le temps nécessaire pour en gagner, vous ne le ferez pas. Alors adoptez ce principe de base (seul ou en équipe) : bloquez dans votre agenda une heure par semaine où quoi qu’il arrive vous réfléchirez et effectuerez les actions à faire pour gagner du temps. Ce créneau vous est réservé et vous devez refuser de le supprimer (sauf si vous êtes en congés bien sûr). Quelle que soit la tempête, vous garderez ce créneau pour vous. Bien évidemment, s’il y a un incendie dans le bâtiment où vous êtes, la priorité sera de sortir du bâtiment et non de conserver ce créneau 😀

Identifiez ce qui peut vous faire gagner du temps

Vous avez déjà sûrement en tête des actions qui vous feraient gagner du temps. Lors de votre première séance, listez ces actions et priorisez-les. Mettez en priorité haute les actions les plus rapides qui vous feront gagner le plus de temps.

Si jamais vous n’avez pas d’idée, voici pour vous inspirer quelques exemples d’actions issues de mes expériences passées :

Mettre en place un template de mail pour les communications récurrentes.

Avantage : toute l’équipe utilise le même format, vous n’avez pas à rechercher la liste des destinataires à chaque fois, et vous avez la liste des éléments à indiquer.

Faire le développement nécessaire pour que l’équipe n’ait plus à faire la même action manuelle toutes les semaines. Vous n’avez jamais priorisé ce point car il apportait peu au client, mais cela vous coûte du temps.

Avantage : gain de temps immédiat dès que la fonctionnalité est en place, vous pourrez alors vous concentrer sur d’autres sujets.

Faire du passage de connaissances.

S’il n’y a que deux personnes sur toute l’équipe de formées sur un sujet, cela génère un goulot d’étranglement, alors que toute l’équipe pourrait traiter le sujet avec un peu de formation.

Prendre le temps de faire de la documentation.

Vous passez régulièrement du temps à chercher à comprendre un fonctionnement non documenté pour répondre à une sollicitation client. Lors de votre prochaine recherche, initiez une documentation, le client pourra alors trouver directement la réponse.

A vous de jouer !

Créez votre propre liste avec vos besoins.

Entrez dans un cercle vertueux

Lors de chaque séance, consacrez un peu de temps à revoir la liste des actions et à la compléter puis réalisez les actions petit à petit, dans l’ordre de vos priorités.

Cela vous permettra d’optimiser votre temps, et de rentrer dans un cercle vertueux d’amélioration continue.

Le principe est le même que la dette technique en agile : lorsqu’un sujet purement technique ne peut être traité immédiatement, il est ajouté à la liste de tous les sujets à traiter, et est topé dette technique. En agile, une bande-passante est déterminée pour se consacrer à ces sujets : cela peut être un ticket par sprint, un ticket par mois… En consacrant une heure par semaine aux actions nécessaires au gain de temps, vous éviterez d’accumuler un certain nombres d’irritants qui pourraient finir par vous bloquer dans votre activité.

Vous êtes prêts ? Il est grand temps de prendre le temps de gagner du temps !